Trăim vremuri în care tehnologia ne ghidează și ne face viața mai ușoară. O întâlnire a echipei într-un video call poate fi la îndemână, însă latura umană și relația dintre colegi dispare pe zice trece. De la incentive meetings, team buildings și traininguri, până la conferințe, seminarii, lansări de produse și petreceri, un eveniment corpoarate are principalul rol de a-i scoate pe oameni din mediul în care își desfășoară activitatea zi de zi pentru a crea relații interpersonale care vor ajuta la coeziunea echipei și la atingerea obiectivelor de business.
Când vine vorba de organizarea unui eveniment corporate, procesul este ușor diferit față de cel al unei nunți sau al unui botez. Pentru a te asigura că evenimentul tău va fi unul de impact și că greșelile vor fi evitate cât de mult cu putință, am pregătit câteva sfaturi pentru a planifica un eveniment corporate de succes.
Dar să o luăm cu începutul.
Ce este un eveniment corporate?
Un eveniment corporate este greu de definit cu adevărat în cuvinte. Cel mai bun mod de a-l descrie este un eveniment privat, pe care compania îl pune la dispoziția personalului, membrilor consiliului sau clienților.
Acest tip de eveniment este diferit de un eveniment de marketing sau de o lansare obișnuită, deoarece nu inviți pe oricine să participe, doar pe cei din afacerea ta sau asociații cu care ai legături mai strânse.
Principalele aspecte de care trebuie să ții cont:
Un eveniment corporate te poate poziționa atât în fața echipei, clienților cât și în cadrul industriei. Fie că vrei să lansezi un produs sau serviciu și ai invitați peste 700 de persoane, fie că ai un training intern pentru 50 de angajați din middle și top management sau sărbătorești 25 de ani de activitate pe piață.
Brieful trimis către agenția organizatoare este foarte important:
- Buget
Este important să ai un buget pentru eveniment și să nu-l depășești. Poți reduce costurile utilizând propriile facilități, de ex. sala de conferințe. Poate poți folosi propriul mobilier de birou existent, cum ar fi o masă de conferința pe care o ai deja. Dacă cumva nu dispui de acestea, un salon de evenimente care îți pune la dispoziție săli special amenajate, potrivite atât pentru adunări restrânse, cât și pentru adevărate gale.
- Locație
Unde vei ține acest eveniment? Vei folosi o agenție externă, pentru a identifica o locație convenabilă unde se pot desfășura activități? În mod alternativ, ai de gând să închiriezi o cameră și să planifici singur totul? Unde va fi și cât de ușor este pentru oameni să ajungă acolo?
Acestea sunt întrebări cheie care fac parte din procesul de a găsi locația perfectă. Metropolitan Club&Events reprezintă unul dintre răspunsurile la toate întrebările de mai sus. Vei avea la dispoziție 4 saloane de decorate în funcție de gusturile tale și o echipă de profesioniști experimentați în acest domeniu, alături de meniuri diversificate, care cu siguranță vor fi pe placul invitaților tăi.
- Tematică
Ce anume urmărește compania prin organizarea acestui eveniment? De ce va fi găzduit în această perioadă? Cum trebuie să se pregătească fiecare departament invitat?
Așadar, pot apărea o mulțime de întrebări, însă este foarte important să vezi care este scopul evenimentului, căci este temelia de la care vei pleca. În funcție de acesta vei putea discuta cu colegii care trebuie să se pregătească, dar și cu furnizorii pentru a le putea explica mult mai bine și mai ușor ceea ce îți dorești.
- Cadouri pentru invitați
Dacă găzduiești o ceremonie de premiere, vei avea nevoie de ceva care să le oferi câștigătorilor premiilor. Vei oferi tuturor un mic cadou să reprezinte recunoștința activității și implicării în business. Asigură-te că este totul în tematică afacerii și evenimentului tău.
Acestea sunt lucrurile de bază pe care trebuie să le acoperi. În funcție de eveniment, poți opta și pentru trimiterea unor agende personalizate în cazul evenimentelor corporative de afaceri, cadou destinat speakerilor etc.
Acum că știi tot ce este de știut despre planificarea evenimentelor corporate, este timpul să ieși din zona de confort. Sărbătorile se apropie cu pași repezi, așa că este un motiv bun de a începe planificarea unei Petreceri de Crăciun. Nu uita că Metropolitan Club&Events îți stau mereu la dispoziție cu servicii profesioniste cu care vei putea impresiona. Contactează-ne pentru a putea discuta mai multe despre evenimentul tău!
